Скачайте протокол встречи с клиентом и образцы с бланками

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.


После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

  • Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
  • Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
  • Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
  • Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
  • Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

  • В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
  • В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
  • В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

  • Сфера деятельности.
  • Размер организации клиента, годовой оборот активов.
  • Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
  • Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
  • Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.
Читайте также:
Сведения о среднесписочной численности работников - скачать бланк формы

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

  • Как в 1С сделать отчет СЗВ-ТД
  • Кто может рассчитывать на оплату проезда в отпуск
  • Как составить договор хранения
  • Кто такой тендерный аналитик, и за что он отвечает
  • Новый МРОТ – новые начисления: какие выплаты пересмотреть в 2022 году

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

  • краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
  • полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
  • стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

  • названия документа;
  • даты, места, времени проведения мероприятия;
  • информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург «01» февраля 2021 г.

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2021 г.

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

  • наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
  • название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
  • список присутствующих лиц;
  • данные председателя и секретаря;
  • повестку собрания;
  • голосование, если оно проводилось;
  • общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Читайте также:
Скачайте заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионалов

Независимо от того, проводятся ли ваши деловые встречи в режиме онлайн или лично, отслеживание протоколов и заметок о заседаниях — это верный способ держать всех участников на одной странице с тем, что происходило и что происходит дальше. Для облегчения захвата этих минут собрания доступны удобные шаблоны для различных приложений. Вот 12 замечательных вариантов, с которых вы можете начать использовать протокол встреч (мама) для своих заметок.

Шаблоны протокола встречи для Microsoft Word

Сторонние шаблоны

Microsoft Word, вероятно, является одним из самых популярных приложений для минут собраний, и доступных вариантов шаблонов множество. Вот только несколько шаблонов, которые эффективны и полезны.

В Vertex42 этот базовый шаблон содержит только несколько разделов, которых достаточно для небольших собраний. Этот стиль хорошо подходит для встреч со статусом команды, личных встреч и неформальных встреч в последнюю минуту. Вы можете легко вставить короткую повестку дня, включить элементы действий, добавить участников и при необходимости написать другие заметки.

Для подробного шаблона протокола собрания эта опция также из Vertex42 позволяет добавлять информацию для более официальных собраний. Собираетесь ли вы вместе с вашим отделом, персоналом или комитетом, эти дополнительные детали вносят в документ больше формальности, чем базовый шаблон.

Вы можете указать имена тех, кто созвал собрание, хронометриста и заметки. Вы также можете добавить цель и тип встречи наряду с решениями, принятыми в ходе сессии.

Microsoft Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, вы можете воспользоваться шаблонами минут собрания в приложении. Выберите File> New, чтобы открыть раздел шаблона. В поле поиска введите слова « Протокол встречи», чтобы найти соответствующие результаты.

Этот подробный шаблон протокола встречи не только добавляет всплеск цвета в ваш документ, но и отформатирован в красивой аккуратной таблице. Вверху вы увидите раздел для добавления имен, как с подробным шаблоном из Vertex42.

Этот раздел также разбивает каждую тему повестки дня на отдельный раздел. Затем вы можете включить обсуждение, выводы, сроки, ответственного лица и действия для каждой темы в отдельности. Этот формат предлагает отличную организацию заметок для проектных встреч, где назначаются задачи и сроки имеют решающее значение.

Еще один привлекательный и полезный шаблон в Word 2016 попадает в категорию собраний PTA. Он включает в себя все необходимые разделы для отчетов директоров и комитетов, подробную информацию о бюджете и информацию о Правлении. Каждая область имеет четкое разделение для удобства чтения, и вы можете добавлять информацию в виде абзацев или маркеров.

Очевидно, созданный для собраний PTA, вы также можете использовать этот шаблон для деловых встреч, конференций или собраний добровольных комитетов, внеся всего несколько изменений в названия разделов.

Microsoft Word Online

Если вы предпочитаете использовать Microsoft Word Online, вы можете получить доступ к нескольким различным шаблонам минут собраний на веб-сайте Microsoft Office . Когда вы прибудете на сайт, просто выберите « Минуты» в разделе « Обзор по категории » слева.

Одним из вариантов является формальный шаблон, который включает в себя призыв к заказу, утверждение протоколов, отчеты и разделы перерывов. Внизу место для секретаря, чтобы подписать и датировать заметки. Этот тип шаблона с его формальными разделами подходит для комитетов, руководителей и заседаний совета директоров.

Еще один хороший вариант шаблона для Word Online имеет более простой формат с небольшим количеством цветов. С разделами для участников, обсуждения, объявлений и круглого стола, это универсальный формат протокола встречи. Вы можете легко использовать это для встреч области, команды или отдела.

Хотя вы можете редактировать и добавлять свои данные в эти шаблоны с помощью Word Online, вы также можете сохранять их и получать к ним доступ из Microsoft OneDrive для дополнительной гибкости.

Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote

Microsoft OneNote — замечательный инструмент для записи протокола собрания в формате MOM. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.

Читайте также:
Расходный кассовый ордер форма КО-2: скачать бланк РКО

Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите « Вставить» в верхней части навигации и нажмите « Шаблоны страниц» . После этого вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.

Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите новую страницу с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .

Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.

Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждения, элементов предыдущих действий и подробностей следующей встречи.

Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.

Шаблоны протоколов встреч для Evernote

Если Evernote является вашим предпочтительным инструментом для создания заметок , несколько шаблонов минут собраний доступны на веб-сайте поддержки Evernote . Приятной особенностью этих шаблонов является то, что они включают в себя как повестку дня встречи, так и протокол встречи.

Чтобы сохранить и использовать шаблон, выберите « Просмотр в Evernote» в правом верхнем углу страницы предварительного просмотра шаблона. Вам нужно будет войти в Evernote, если вы еще этого не сделали. Далее вы увидите шаблон, попадающий прямо в заметку Evernote, которую вы можете использовать. Ознакомьтесь с инструкциями зеленого цвета и удалите их, чтобы использовать шаблон.

Первый шаблон представляет собой расширенную опцию минут встречи, которая включает пункты повестки дня и действия, каждый из которых находится в чистой структуре таблицы, а также флажки для завершенных элементов. Существует также небольшой раздел для заметок в свободной форме. Этот тип формата полезен для большинства небольших и средних собраний, которые считаются неформальными, например, для групповых или еженедельных обновлений.

Второй шаблон очень стандартен с тремя основными разделами для повестки дня, примечаний и пунктов действий. Этот вариант более полезен для чрезвычайно неформальных или быстрых личных встреч благодаря своей простой структуре.

Удобная вещь об использовании Evernote для ваших минут собраний состоит в том, что вы можете легко поделиться с посетителями, которым прямо через приложение Evernote. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями прикрепления и напоминаний Evernote.

Шаблоны протоколов собраний для Документов Google

Если вы предпочитаете использовать Google Docs для своих деловых документов , шаблоны минут встречи легко доступны. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и в верхней части под заголовком «Начать новый документ» выберите стрелку « Дополнительно», чтобы развернуть раздел. Затем прокрутите вниз до нижней части под надписью «Работа», и вы увидите несколько шаблонов заметок.

Три шаблона имеют неформальный внешний вид, поэтому вы можете использовать их для большинства встреч любого типа, от обычных до официальных. Имея необходимые разделы для повестки дня, участников, пунктов действий, заметок и деталей следующей встречи, эти варианты хорошо организованы. Единственная разница между тремя шаблонами — это шрифт и цветовая схема.

Приготовьтесь захватить эти протоколы

Независимо от того, используете ли вы Word , OneNote, Evernote или Google Docs для минут вашего собрания, у каждого есть привлекательные, организованные и полезные варианты шаблонов. И если ни один из доступных шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы всегда можете импортировать сторонний шаблон и заставить его работать с вашим любимым инструментом для создания заметок. заметок.

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Содержание

  • Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком
  • Содержание протокола
  • Специфические особенности протокола
  • Как составлять протокол встречи с клиентом
  • Цели проведения встреч
  • Другие формы
  • Сбор информации
  • Скачать бланк протокол встречи с клиентом:
  • Скачать образец протокол встречи с клиентом:
Читайте также:
Заявление на снятие с учета ЕНВД - скачать бланк формы ЕНВД-4 бесплатно

С помощью данного протокола можно увеличить продуктивность многих рабочих процессов и повысить эффективность работников. Данный документ позволяет составить отчет по деловым встречам. Этот отчет фиксирует ход встречи, а также все договоренности, которые были приняты во время обсуждения, но он не считается официальным договором. Он помогает наладить отношения между заказчиком и исполнителем.
Особенность этого протокола в том, что, благодаря ему вы сможете управлять временем. Ведь если что-то можно измерить – этим можно управлять. Вы сможете правильно распределять время и это заметно сократит время на проведение дополнительных встреч.

Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком

В самом центре бумаги пишите название протокола. Фиксируете дату, время и место проведения деловой встречи. Все эти данные в будущем могут быть полезны вам.

Также в самом начале документа указывается дата подписания. В лучшем случае дата подписания должна совпадать с датой проведения. Но бывают ситуации, когда другая сторона должна согласовать со своим руководством и в этом случае дата подписи будет отличаться.

В первой части документа прописываются компании, которые принимают участие. Указываются юридическое наименование организации, а также представители, которые пришли от имени компании. В документе указать ФИО и должность сотрудников присутствующих на встрече.
Если на встречу также пригласили третье лицо, в качестве специалиста (переводчик, консультант и т.д.) тогда его данные следует отметить в конце документа и дополнить в качестве примечания.

Содержание протокола

После перечисления сторон, которые принимали участие встречи, в документе содержится сокращенный список ключевых вопросов, которые необходимо обсудить на встрече. Обе стороны должны согласовать эту информацию. Для того, чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и другие возможности обеих сторон. Это будет идеальным вариантом для создания долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Стоит отметить, что данный документ не будет считаться официальным договором поставки или иным соглашением. Единственное, на что претендует хорошо написанный документ, — это возможность последующих слушаний и встреч не позднее установленного срока.

Специфические особенности протокола

Документ передается второй стороне по окончанию встречи. Конечно же, обеим компаниям будем удобно если протокол будет передан перед уходом, чтобы обе стороны могли согласовать принятые договоренности. Многие компании лучше воспринимают визуально информацию во время обсуждения. Точка соприкосновения, достигнутая между интересами сторон, немедленно подтверждается маркером на доске или любым другим способом. Позже протоколы должны быть разосланы обеим организациям, которые вели переговоры.

У всех присутствующих должны быть распределены обязанности. К примеру, спикер, модератор, секретарь, рядовой участник и т.д. Это позволит избежать путаницы и сделает встречу более продуктивной.

Как составлять протокол встречи с клиентом

Удобнее поместить каждую отдельную тему обсуждения в отдельную главу протокола.

Ответственное лицо, за составление протокола встреч с клиентом должен фиксировать все принципиальные моменты и важные мысли, которые будут озвучены во время встречи.

Документ считается официальным и поэтому должен составляться в деловом стиле. В нем недопускается использовать сленг или ненормативную лексику при составлении протокола. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. К примеру, «А. Н. Ребриков высказал идею..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерной сосредоточенности на личных вопросах и т.д.

Цели проведения встреч

В зависимости от того, какая встреча ожидается, поставщик и заказчик могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: заключить сделку по выгодным условиям. Однако данная встреча может и иметь более мелкие цели, такие как :

  1. Определение готовности заказчика к сотрудничеству, заключение принципиального договора.
  2. Определения потребностей клиента, которые удовлетворяются в процессе работы.
  3. Примерный список товаров или услуг в ассортименте компании, которые соответствуют вашим интересам и спросу.
  4. Продемонстрировать продукт во всей красе, предоставить образцы для использования, убедиться в качестве предлагаемых продуктов или услуг.
  5. Получать «Feedback», выслушивать конструктивные комментарии о продуктетоваре от клиента, и таким образом приготовиться к обоснованному диалогу.

Другие формы

Если мы говорим о том, в какой еще форме может быть составлен протокол встречи с клиентом, мы можем классифицировать три наиболее важных:

  1. Формируйте таблицы (или одну таблицу со многими строками и столбцами).
  2. В свободном формате, без соблюдения графика, только дата и подпись.
  3. В форме сокращенного «РЕЗЮМЕ» для каждого клиента (эта информация не предоставляется самой принимающей организации).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, задачей продавца может быть сбор информации о клиенте. Например, можно прояснить следующие вопросы:

  1. Сфера действия.
  2. Общая организация клиентов, годовой оборот активов.
  3. Существует ли потребность в конкретном продукте или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
  4. Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их продукт или услугу. Если да, то что ему подходило или не подходило.
  5. Какими свойствами должен обладать поставщик, которые являются оптимальными для данного покупателя.
Читайте также:
Торговые операции их виды, образцы торговых документов

Короче говоря, протокол встречи с клиентом — важный листок бумаги для подтверждения предварительных договоренностей, для грамотной работы любого уважающего себя руководителя организации.

Скачать бланк протокол встречи с клиентом:

Скачать бланк протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец протокол встречи с клиентом:

Скачать образец протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве

Тип документа: Протокол

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,2 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

  • Протокол: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
  • «Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве».doc
  • Протокол результатов оценки теплоизоляции средств индивидуальной защиты рук (рекомендуемая форма)
  • Протокол результатов оценки теплоизоляции средств индивидуальной защиты стоп (рекомендуемая форма)
  • Протокол результатов оценки теплоизоляции средств индивидуальной защиты головы (рекомендуемая форма)
  • Протокол результатов письменного опроса жителей (представителей жителей) (приложение к примерному уставу домового комитета)
  • Протокол результатов сдачи аттестационных испытаний выпускниками военных образовательных учреждений высшего профессионального образования внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации
  • Протокол результатов защиты выпускной квалификационной работы выпускников военных образовательных учреждений высшего профессионального образования внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации
  • Протокол результатов предварительного профессионального отбора офицера, поступающего в военно-учебное заведение Министерства обороны СССР. Форма N 6
  • Протокол результатов наблюдения за условиями и охраной труда на рабочих местах
  • Протокол результатов аттестации лица, осуществляющего профессиональную деятельность, связанную с оперативно-диспетчерским управлением в электроэнергетике
  • Протокол результатов конкурсного отбора граждан, изъявивших желание пройти обучение по программе военной подготовки офицеров запаса на военной кафедре, по военно-учетной специальности (образец)
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы
  • Агентский договор
  • Договор аренды
    • Договор аренды жилого помещения
    • Договор аренды нежилого помещения
    • Договор аренды транспортного средства
    • Договор аренды имущества
    • Договор аренды земельного участка
    • Договор аренды предприятия
  • Договор банковского вклада
  • Договор банковского счёта
  • Договор банковской гарантии
  • Брачный договор
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор дарения
  • Договор задатка
  • Договор займа
  • Договор залога
  • Защита авторских прав
  • Защита прав собственности
  • Договор доверительного управления
  • Договор комиссии
  • Договор кредита
  • Договор купли-продажи
    • Договор купли-продажи транспортного средства
    • Договор купли-продажи имущества
    • Договор купли-продажи недвижимости
    • Договор купли-продажи земельного участка
    • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор лизинга
  • Договор мены
  • Договор на оказание услуг
  • Договор перевозки
  • Договор подряда
    • Договор бытового подряда
    • Договор строительного подряда
  • Договор поручения
  • Договор поручительства
  • Договор поставки
  • Договор бытового проката
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор страхования
  • Трудовой договор
  • Договор уступки права требования
  • Учредительные договоры
  • Договор франчайзинга
  • Договор хранения
  • Акт
  • Анкета
  • Ведомость
  • Выписка
  • График
  • Данные
  • Декларация
  • Доверенность
  • Договор
  • Жалоба
  • Журнал
  • Задание
  • Заключение
  • Записка
  • Запрос
  • Заявка
  • Заявление
  • Исковое
  • Извещение
  • Инструкция
  • Информация
  • Карта
  • Карточка
  • Книга
  • Контракт
  • Опись
  • Отчет
  • Паспорт
  • Перечень
  • Письмо
  • План
  • Показатели
  • Положение
  • Постановление
  • Предложение
  • Представление
  • Претензия
  • Приказ
  • Протокол
  • Разное
  • Разрешение
  • Расписка
  • Распоряжение
  • Расчет
  • Реестр
  • Резюме
  • Решение
  • Сведения
  • Свидетельство
  • Сертификат
  • Смета
  • Соглашение
  • Сообщение
  • Список
  • Справка
  • Таблица
  • Требования
  • Уведомление
  • Удостоверение
  • Устав
  • Характеристика
  • Ходатайство

Музыка – универсальный язык человечества. (Г. Лонгфелло)

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Протокол встречи с клиентом. как оформить документ

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

  1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  3. Только общий смысл можно записывать в документе.
  4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
Читайте также:
Приходный кассовый ордер форма КО-1: скачать бланк ПКО

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  1. Темы обсуждения.
  2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Протокол собрания учредителей о создании ООО

Этот документ однозначно подтверждает выражение воли учредителей о создании ООО, поэтому протокол собрания учредителей должен содержать следующие сведения:

Место, дату и время проведения общего собрания.
Сведения об учредителях, участвующих в общем собрании. Для учредителей — физических лиц указывают паспортные данные. Для учредителей, являющихся юридическим лицом, указывают полное наименование организации, юридический адрес, коды ОГРН, ИНН, КПП, сведения о лице (лицах) организации, принимающих участие в собрании, и подтверждение их полномочий. Здесь же указывают, кто из учредителей будет председателем общего собрания и его секретарем.
В повестку дня вносят вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании учредителей:Учреждение Общества и утверждение его организационно-правовой формы.
Утверждение наименования и места нахождения Общества.
Утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале.
Утверждение Устава Общества.
Назначение Генерального директора Общества.
Утверждение порядка совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Результаты голосования по каждому вопросу

Обратите внимание, что на первом собрании учредителей об учреждении ООО голосование по каждому вопросу может быть только единогласным.
Итоги собрания в виде «Постановили…»
Подписи учредителей, участвующих в общем собрании. Хотя закон требует подписей только тех, кто присутствовал на собрании, рекомендуем ставить под протоколом подписи всех учредителей.

Образец протокола заседания технического совета

технического совета завода

Председатель — А.Н. Николаева

Секретарь — О.П. Снегина

Присутствовали: С.А. Кулик, В.В. Подгорков, К.Л. Черных

Приглашенные: Н.А. Оленик, Е.В. Одинцова

О рассмотрении рационализаторских предложений.

Предложение слесаря сборочного цеха Н.Н.Николаева “Замена металлических заглушек № 2471 и 6671 заглушками из пластических масс.” По предложению Н.Н. Николаева имеетсяположительное заключение нач. Сборочного цеха В.П. Иванова.

Инженер сборочного цеха В.С. Григорьева считает предложение Н.Н. Николаева полезным, дающим экономический эффект около 8 тыс. Рублей в год.

Нач. Технического отдела С.П. Абрамов считает, что нужные пресс-формы можно будет изготовить в инструментальном цехе завода.

Принять предложение Н.Н. Николаева “Замена металлических заглушек № 2471 и 6671 заглушками из пластических масс.” Пресс-формы изготовить в инструментальном цехе к 15 августа с. г. Опытные партии заглушек из пластических масс изготовить и испытать к 15 ноября с.г.

Предложение мастера экономического цеха А.Н. Новикова “Изменение конфигурации детали № 5581 и заготовок для нее”.ВЫСТУПАЛИ:

Начальник механического цеха Н.Г. Родионов считает, что предложение А.Н. Новикова полезно и позволяет уменьшить расход бронзыдля изготовления детали № 5581 на 500 кг в год и получить экономию в 100 тыс.руб.

Принять предложение А.Н. Новикова “Изменение конфигурации детали № 5581 и заготовок для нее”, так как это позволяет уменьшить расход бронзы примерно на 500 кг в год и получить экономию в 10 тыс. руб.

Предложение лаборантки ЦЗЛ В.Б. Фоминой “Повышение светочувствительности копировального слоя из поливинилового спирта, применяемого при изготовлении электронных плат, путем добавления к нему хромового ангидрида.”

Мастер вспомогательного цеха И.И. Афанасьев подтвердил, что добавление хромового ангидрида повышает светочувствительность копировального слоя из поливинилового спирта.

Инженер по технике безопастности Д.А. Тимофеева заявляет о недопустимости применения хромового ангидрида в копировальных слоях, так как это может вызвать у рабочих заболевание экземой.

Отклонить предложение В.Б. Фоминой “Повышение светочувствительности копировального слоя из поливинилового спирта, применяемого при изготовлении электронных плат, путем добавления к нему хромового ангидрида” по той причине, что это может вызвать у рабочих заболевание экземой.

Читайте также:
Скачать приказ о переводе на другую должность

Председатель технического совета (подпись)

Секретарь технического совета (подпись)

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Информация к документу

Составление протокола общего собрания производиться на основании Трудового Кодекса РФ, а именно раздела 2 ч. 2 Социальное партнёрство в сфере труда ТК РФ.

Особенности протокола

Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии. Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия

Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – ст. 399 ТК РФ

Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – ст. 399 ТК РФ.

Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст. 29, 31 ТК РФ.

За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – ст. 416 ТК РФ

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – ст. 37 ТК РФ.

Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

  • Общие условия труда,
  • Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
  • Перспективы обучения и продвижения по службе,
  • Правила техники безопасности,
  • Социальное обеспечение сотрудников,
  • Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. 183, 283 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

Содержание протокола

Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

  • Дату, место и время его составления.
  • Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
  • Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
  • Повестка дня и её утверждение.
  • Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
  • Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
  • Подпись секретаря и председателя собрания.

Согласно ст. 37 ТК РФ единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.

Согласно ст. 399 ТК РФ Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.

Читайте также:
Декларация 4-НДФЛ - скачать бланк формы бесплатно

Форма протокола

Как правило, заголовок протокола содержит название собрания или организации (например, «Протокол собрания совета директоров»), дату собрания, место, список участников, повестку дня и время объявления собрания открытым. Участникам собрания могут быть присвоены сокращения для дальнейшего использования в тексте протокола (Иван Петрович Сергеев может быть обозначен как С, ИС или ИПС).

В сокращенной форме протокола (так называемая форма «слушали-постановили») далее перечисляются основные вопросы собрания, принятые по ним решения и результаты голосования. При необходимости протокол может быть сделан более подробным, вплоть до дословного, включая описание событий в зале собрания.

Поскольку основной функцией протокола является документальная фиксация принятых решений, любая форма протокола должна содержать все основные вопросы собрания и принятые по ним решения. Также в протокол обязательно заносятся выданные поручения (формулировки вида «Поручить И. П. Сергееву разработать план организации филиала компании»). Более подробные формы протокола могут содержать также дополнительные, побочные и другие виды вопросов, решаемых на собрании. При поименном голосовании его результаты полностью отражаются в протоколе.

Подготовленный по итогам собрания проект протокола, как правило, подписывается секретарем собрания и утверждается председателем. Некоторые сборники регламента требуют, чтобы протокол утверждался участниками собрания, либо путём сбора подписей, либо путём голосования на следующем собрании.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
Место совещания должно выбираться на основе его целей

Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Как выглядит заполненный пример

Документ, в котором указывают разногласия между сторонами, не имеет официально одобренной и унифицированной структуры, и его форма может быть совершенно произвольной.

Но учитывая специфику подобных документов, в нем должны быть:

Названия каждой из сторон Это может быть наименование юрлица, а также ФИО физического лица, в зависимости от сторон сделки
Реквизиты главной бумаги Которая и стала причиной разногласий, тут нужно указать название, дату и место составления документа
Основная часть В ней расписываются те разногласия, которые возникли при подготовке соглашения купли-продажи, и чаще всего это делается в виде таблицы. Левая колонка при этом будет исходной частью, где указан спорный текст, а в правой содержится редакция, которая полностью подходит несогласной стороне
Реквизиты Это дата, место подготовки и подписания
Подписи Реквизиты сторон и контакты каждой из сторон

Это примерная структура, и на деле текста потребуется больше, прежде всего указывается наименование документа “Протокол разногласия…”, его нужно привязать к определенному договору оказания услуг или аренды нежилого помещения.

Образец протокола разногласий к договору можно скачать здесь.

Далее говорится о городе и дате составления, а потом пишется, когда и какой стороной был получен проект, его номер и дата составления. Стороны соглашения прописываются далее, и для каждой необходимо указать ее статус.

Далее в тексте указывается предмет сделки, который должен быть достигнут и устраивать всех, только после этого говорится о претензиях и несогласии с конкретными позициями бумаги.

Таблица будет самым удобным методом предоставления данных, поскольку можно будет наглядно сравнить, насколько предлагаемый вариант отличается от первоначального.

После перечисления отличий, нужно указать, до какого срока должна ответить другая сторона о принятии условий или отказе в этом.

Если представитель противоположной стороны подпишет документ, это будет означать, что исправления приняты и сочтены существенными, а соглашение начнет работу со сделанными правками.

При заполнении следует конкретизировать требования, чтобы сразу было понятно, что хочет автор и каким образом это может достигаться.

Есть и некоторые нюансы, связанные с заполнением и оформлением документации такого рода:

Протокол подписывается либо руководителем, либо сотрудником Которого уполномочили на это
Всегда ставится печать Составившей его организации
Решить разногласия нужно в срок 30 календарных дней Он стартует от момента составления соответствующей бумаге
При проведении электронного аукциона Замечания нужно разместить на сайте в течение 13 дней после подписания сторонами
Читайте также:
Заявление на снятие с учета ЕНВД - скачать бланк формы ЕНВД-4 бесплатно

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

  • Протокол: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
  • «Протокол тестовых испытаний программного обеспечения для Федеральной налоговой службы Российской Федерации».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Протокол тестовых испытаний программных продуктов
  • Протокол тестового контроля должностных лиц и специалистов на осуществление производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий
  • Протокол технического совещания по рассмотрению проекта комплексного обеспыливания объекта
  • Протокол технического состояния подъемника для бурения, капитального ремонта и текущего ремонта скважин (рекомендуемая форма)
  • Протокол технического совещания по разработке (пересмотру) плана ликвидации (локализации) аварии
  • Протокол технического осмотра продукции для проверки на соответствие требованиям нормативного документа
  • Протокол технических испытаний изделия медицинского назначения (набор реагентов для диагностики in vitro)
  • Протокол технологической экспертизы базы (банка) данных в рыбном хозяйстве
  • Протокол ТМП (текущего месячного плана) оказания медицинских услуг, имеющих ограничения по оплате
  • Протокол токсиколого-гигиенических исследований

Протокол встречи с клиентом. образец и бланк 2018 года

Как составляется протокол совещания

Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения.

Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания.

Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  • дату и номер;
  • наименование организации;
  • вид документа с указанием мероприятия;
  • место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  • Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
  • Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  • Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
    • Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
    • Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
    • Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.
    Читайте также:
    Декларация 4-НДФЛ - скачать бланк формы бесплатно
  • В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

    После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

    Протокол оперативного совещания

    Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

    • Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
    • Стабильный состав участников;
    • Практически неизменные темы и вопросы;
    • Короткая длительность.

    Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

    Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

    Хранение

    При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.

    Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

    , в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

    Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.

    Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов. Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

    Образцы протоколов совещания

    Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

    В каких случаях требуется протоколирование

    Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

    Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

    Совещание

    Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер.В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

    Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

    В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

    Заседание

    Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

    К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

    Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

    Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д.

    В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: