Скачать письмо подтверждение образец и бланк

Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.

Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.

  1. В каких случаях составляется письмо-подтверждение
  2. Как написать — рекомендации и советы
  3. Скачать образец
  4. Выводы

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.

Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:

  • при выражении согласия на заключение договора (любого характера);
  • при рассмотрении какого-либо вопроса;
  • во время принятия решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
  • для налаживания процесса поставки/получения документов, товаров, осуществления денежных переводов и т. п.

В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).

Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.

В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.

Образцы других информационных писем:

Как написать — рекомендации и советы

Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).

Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.

Типовая структура имеет следующий вид:

  1. В «шапке» приводится информация о получателе и отправителе (наименования, адреас, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
  2. В центре приводится название бланка и его уникальный регистрационный номер. После этого следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
  3. Затем раскрывается информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если это уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
  4. В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее неиспользование предусмотрено уставом организации.
Читайте также:
Скачать рекламное письмо образец и бланк

Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».

Скачать образец

Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.

г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»

Тел. (879)881922 М.С. Крюкову

г. Мурманск, ул. Северная, 52

Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.

Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».

С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.

Выводы

Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.

Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.

Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.

Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Читайте также:
Скачайте заявления на компенсацию неиспользованного отпуска

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.
Читайте также:
Сообщение об утрате права на применение ЕСХН № 26.1-2 скачать

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Загрузка документа
«Письмо-подтверждение»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: pismo-podtverzhdenie

Доступный формат скачивания: doc

Размер текстовой версии файла: 11,5 кб

Как скачать документ?

  • Письмо-поздравление
  • Письмо-приглашение
  • Письмо-просьба
  • Письмо-соболезнование
  • Рекламация
  • Рекомендательное письмо бухгалтеру
  • Рекомендательное письмо водителю
  • Рекомендательное письмо организации для организации
  • Рекомендательное письмо сотруднику
  • Рекомендательное письмо студенту
  • Сопроводительное письмо в налоговую
  • Сопроводительное письмо к договору
  • Сопроводительное письмо к документам
  • Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
  • Письмо в прокуратуру
  • Договоры
  • Все документы
  • Агентский договор
  • Договор аренды
    • Договор аренды жилого помещения
    • Договор аренды нежилого помещения
    • Договор аренды транспортного средства
    • Договор аренды имущества
    • Договор аренды земельного участка
    • Договор аренды предприятия
  • Договор банковского вклада
  • Договор банковского счёта
  • Договор банковской гарантии
  • Брачный договор
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор дарения
  • Договор задатка
  • Договор займа
  • Договор залога
  • Защита авторских прав
  • Защита прав собственности
  • Договор доверительного управления
  • Договор комиссии
  • Договор кредита
  • Договор купли-продажи
    • Договор купли-продажи транспортного средства
    • Договор купли-продажи имущества
    • Договор купли-продажи недвижимости
    • Договор купли-продажи земельного участка
    • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор лизинга
  • Договор мены
  • Договор на оказание услуг
  • Договор перевозки
  • Договор подряда
    • Договор бытового подряда
    • Договор строительного подряда
  • Договор поручения
  • Договор поручительства
  • Договор поставки
  • Договор бытового проката
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор страхования
  • Трудовой договор
  • Договор уступки права требования
  • Учредительные договоры
  • Договор франчайзинга
  • Договор хранения
  • Акт
  • Анкета
  • Ведомость
  • Выписка
  • График
  • Данные
  • Декларация
  • Доверенность
  • Договор
  • Жалоба
  • Журнал
  • Задание
  • Заключение
  • Записка
  • Запрос
  • Заявка
  • Заявление
  • Исковое
  • Извещение
  • Инструкция
  • Информация
  • Карта
  • Карточка
  • Книга
  • Контракт
  • Опись
  • Отчет
  • Паспорт
  • Перечень
  • Письмо
  • План
  • Показатели
  • Положение
  • Постановление
  • Предложение
  • Представление
  • Претензия
  • Приказ
  • Протокол
  • Разное
  • Разрешение
  • Расписка
  • Распоряжение
  • Расчет
  • Реестр
  • Резюме
  • Решение
  • Сведения
  • Свидетельство
  • Сертификат
  • Смета
  • Соглашение
  • Сообщение
  • Список
  • Справка
  • Таблица
  • Требования
  • Уведомление
  • Удостоверение
  • Устав
  • Характеристика
  • Ходатайство
Читайте также:
КУДИР для ИП на ЕСХН - скачать бланк формы

На мысли следует попадать с помощью мыслей: по идеям не палят из ружей. (А. Ривароль)

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Письмо подтверждение

Содержание

  • Случаи использования письма-подтверждения
  • Для чего пишется письмо
  • Непосредственный составитель
  • Основные особенности формирования письма
  • Как составляется письмо-подтверждение
  • Как отправить письмо
  • Скачать бланк письмо подтверждение:
  • Скачать образец письма подтверждение:

Данное письмо является разновидностью деловой корреспонденции. Это один из вариантов информационного послания, которое применяется в различных ситуациях достаточно распространенно.

Случаи использования письма-подтверждения

Такое письмо используется для уведомления второй стороной:

  1. Том, что согласна заключить договор
  2. Том, что какой-либо вопрос рассмотрен;
  3. Том, что принято решение;
  4. Том, что получены документы, товар, деньги и т.д.

Другими словами, существует много поводов у коммерческих организаций для того, чтобы составлять письма такого рода.

Для чего пишется письмо

Данный вопрос актуален, ведь существует много различных современных способов для коммуникации. Многие вопросы решаются посредством телефонной связи, скайпа или мессенджеров. Так для чего писать письмо?

Составленное в письменной форме послание поможет доказать что-либо.

Есть случаи, когда письмо является дополнением и аналогом соглашения о, например, получении товара или о намерениях каких-либо действий.

Данные письма могут помочь в налаживании деловых контактов, помочь в формировании доверительных отношений между организациями, укрепить лояльность и подчеркнуть особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

Обязанность составлять письма-подтверждения в организациях ложится на секретаря, юриста, кадровика или на какого-либо специалиста или даже руководителя отдела, который занимается решением конкретного вопроса.

Читайте также:
Скачать доверенность на право подписи документов

Не зависимо от того, кто составитель письма, важно, чтобы он четко понимал, каким образом формируются данные документы, знал все нормы и требования деловой переписки и соблюдал их.

Основные особенности формирования письма

В случае, когда есть необходимость известить контрагента о подтверждении чего-либо, рекомендуем перед составлением письма прочитать и учесть следующие советы.

Нужно понимать, что у письма-подтверждения не существует специальной формы, оно часто составляется в свободной форме или по шаблону, если такой имеется в компании.

Можно написать документ от руки (однако в современном мире так уже практически никто не делает) или сделать в печатном варианте. Для письма такого типа используется бумага, чаще всего формата А4 или собственный бланк компании при его наличии.

Важно брать во внимание при написании письма следующие немаловажные моменты:

  1. Денежные суммы вносятся и цифрами, и прописью;
  2. Дата пишутся в формате «ЧЧ.ММ.ГГГГ»;
  3. Документ указывается с датой его составления и номером.

Наличие дополнительных материалов (например, фото, видео) отмечается в тексте отдельным пунктом.

Письмо подписывается отправителем обязательно, а также руководителем организации. При применении компанией штемпельных изделий для визирования бумаги (печать, штамп) письмо удостоверяется с их помощью.

Чаще всего письмо-подтверждение пишется только в одном экземпляре. Его необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Как составляется письмо-подтверждение

Письмо должно содержать в себе стандартные данные:

  1. Информация об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронная почта и адрес при его наличии);
  2. Сведения об адресате (название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или того, кому именно отправляется письмо);
  3. Номер письма (как в журнале исходящей документации) и дата его составления.

После этого пишут название документа и обращение к адресату, например «Уважаемый Виктор Анатольевич» или «Уважаемая Алла Вячеславовна».

Далее основная часть. Здесь пишется то, что именно подтверждает данное письмо:

  1. Если сотрудничество, то указывается, какое именно и при каких условиях;
  2. Если договор или проект – здесь пишется их название, номер, дата и другие моменты;
  3. Если прием каких-либо товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, то рекомендуется кроме даты получения указывать и документы, которыми они сопровождались.
Читайте также:
Скачать приказ об объявлении выговора в Word

Чем более подробно тут излагается информация, тем лучше.

Если есть необходимость, то письмо подкрепляется ссылкой на закон, акт, постановление правительства, если это имеет прямое отношение к вопросу, рассматриваемому в письме.

В конце документа высказывается свое пожелание, вопрос, просьба или делается какое-либо предложение.

Как отправить письмо

Есть несколько способов отправки письма-подтверждения:

  1. Один из самых надежных – обычная почта, но обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Таким образом письмо точно не затеряется и дойдет до адресата. Это дает возможность точно знать, что послание адресат получил. Однако минус в таком способе – время, иногда для доставки может понадобиться несколько дней или более недели.
  2. Один из простых, быстрых и доступных – с помощью электронных средств связи (с просьбой уведомить о получении). Однако в таком случае нужно быть готовым, что письмо может попасть в «спам» и адресат его просто не увидит. Поэтому данный вариант используется в таком случае, если между сторонами установлено общение с помощью телефонной связи или через личные встречи.
  3. Передача через факс. В настоящее время данный способ еще не утратил свою актуальность. В данном случае тоже можно не переживать, что письмо доставлено. Однако этот способ уместен, если отношения сторон достаточно близкие.
  4. Самый эффективный способ – использовать оба этих варианта сразу.

Скачать бланк письмо подтверждение:

Скачать бланк письмо подтверждение (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец письма подтверждение:

Скачать образец письма подтверждение (в формате Doc, редактируется в Word)

Письмо подтверждение

Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям. Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье.

Скачать образец письма подтверждения (word)

Скачать пустой бланк письма-подтверждения (word)

Образец и правила написания письма

Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

  1. В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
  2. Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
  3. Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
  4. Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
  5. Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.
  6. После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
  7. Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Читайте также:
Трудовой договор с работником - скачать образец бесплатно

Зачем пишется письмо подтверждение

Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

  • согласие на подписание договора или другого документа;
  • согласие на продолжение переговоров;
  • принятие решения по вопросу;
  • получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

  1. Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
  2. Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Письмо-подтверждение

Необходимо ли подтверждение

Как таковое письмо-подтверждение — дань деловому этикету, и его написание не является обязательным. Однако если у стороны возникнет такое желание, отправить письмо-подтверждение ей никто не запретит. Подтверждают обычно имевшие место устные или письменные договоренности, например:

  • бронирование;
  • оплату;
  • намерение о встрече или участии;
  • получение документов или информации;
  • заказ;
  • намерение заключить договор и так далее.

Однако, как мы уже заметили выше, в некоторых случаях в отдельном подтверждении нет необходимости. Например, подтвердить получение документов может уведомление о вручении, полученное отправителем заказного письма или отчет о доставке электронного письма, оплату подтвердит поступление денег на расчетный счет получателя или платежное поручение и т.п.

Письмо-подтверждение может направляться как юридическим лицом другим юрлицам, так и быть частью переписки между физическими лицами или физлицом и юрлицом.

Общие правила составления

На письма-подтверждения распространяются все правила деловой переписки. То есть:

  • письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, если организация его использует, или содержать в себе реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать отправителя;
  • письмо должно содержать в себе описание обстоятельств, ставших поводом к его написанию;
  • письмо должно быть подписано лицом, которое имеет полномочия вести переписку от имени организации, в случае, если его пишет организация;
  • письмо не должно содержать ошибок и должно быть написано канцелярским языком.
Читайте также:
Новая налоговая декларация по ЕНВД скачать бланк бесплатно

Структура письма

Форма письма-подтверждения законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон письма-подтверждения, которым можно воспользоваться, внеся в него свои данные.

Структура письма содержит следующие обязательные элементы:

  1. реквизиты организации-отправителя (наименование, юридический адрес и телефон, ОГРН, ИНН/КПП);
  2. «шапку», то есть сведения об адресате, расположенные в правом верхнем углу. Физические лица в данном блоке могу разместить и свои данные (ФИО, адрес, при необходимости — паспортные данные, телефон или электронный адрес для связи);
  3. заголовок письма, начинающийся со слова «о…» и отвечающий на вопрос, о чем будет письмо. Например, «О заключении договора», «О предоплате», «О поставке»;
  4. суть письма, включающая в себя ссылку на факт, который подтверждается. «Подтверждаю получение направленных вами актов сверки взаиморасчетов по договорам поставки №№Д-123, Д-125, Д-128 за период с 01 мая 2022 по 01 ноября 2022 года»;
  5. при необходимости — дополнительную информацию, касающуюся данного факта. «Документы будут направлены вам в срок до 01 декабря 2022 года»;
  6. подпись руководителя, должность и расшифровка подписи.

После подписания письму присваивается регистрационный номер, и оно отправляется адресату.

Нужно ли подтверждать получение подтверждения

Безусловно, в некоторых случаях сторона-отправитель захочет получить подтверждение того, что письмо-подтверждение дошло до адресата.

Обмениваться подтверждениями стороны могут до бесконечности, запретить этого им никто не может. Однако более удобными способами, экономящими время и бумагу, будут:

  • проставление отметки принявшего письмо лица (работника канцелярии) на втором экземпляре письма при личном вручении;
  • получение уведомления о вручении, когда письмо направлено почтой;
  • получение отчета о доставке факса или электронного сервера.

Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров.

Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру.

Письмо-подтверждение может носить и деловой, и личный характер. Письмом также можно подтвердить бронирование номера в гостинице, ответить на приглашение, сообщить о получении товаров или услуг, дать согласие на встречу, принять условия участия в каком-либо мероприятии. При написании письма-подтверждения рекомендуем придерживаться следующей схемы.

Читайте также:
Договор комиссии - скачать образец бесплатно

Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса. Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага.

Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия “Уважаемые господа” или подобное обращение.

Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия.

В письме целесообразно подтвердить детали соглашения, которое было достигнуто – дату, время, место. Будьте максимально конкретны.

Укажите все детали, которые относятся к соглашению. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения.

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.

Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить».

Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Напишите свое имя и подпишитесь. В деловой переписке используется только полное имя.

Перечитайте письмо. Эта рекомендация особенно важна, когда речь идет о деловых договоренностях.

Несколько советов

В деловой переписке необходимо соблюдать деловой тон, даже если вы хорошо знакомы с получателем письма, избегайте разговорной лексики.

Перед отправлением письма, попросите кого-нибудь перечитать его. Собственные ошибки искать всегда сложнее, чем чужие.

Используйте в деловой переписке соответствующую лексику. Избегайте терминов академического уровня, но и выражения, вроде, “между прочим” и “на самом деле” старайтесь не употреблять.

Принимая решение об уместности написания письма-подтверждения, обратитесь к здравому смыслу. Детали устных договоренностей со временем могут забыться, и тогда письменное заявление окажется свидетельством достигнутого соглашения.

Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д.

В подобных письмах принято использовать выражения:

  • Мы получили ваши письма .
  • Сообщаем вам, что получили ваше письмо от .
  • Подтверждаем получение
  • С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению.
Читайте также:
Скачать рекламное письмо образец и бланк

При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т. п., при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

  • Подтверждаем.
  • Посылаем вам подтверждение.
  • С удовлетворением подтверждаем.
  • Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: