Штатное расписание: образец, правила составления и изменения + форма

Штатное расписание на 2021 год

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. В нем фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, а точнее занимающим их сотрудникам, положены льготы.

Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР могут обойтись индивидуальные предприниматели и микропредприятия. Они вправе использовать типовые трудовые договоры, в которые включить все условия.

Действующими нормативными актами унифицированная форма штатного расписания не предусмотрена, и организация разрабатывает и утверждает этот документ самостоятельно.

Для чего составляют «штатку»

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости .

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. Как правильно оформить штатное расписание — учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Какие сведения содержит и как оформляется штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то штатное расписания 2021 года должно соответствовать требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия ШР

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

  • устав;
  • утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
  • учетную политику;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Читайте также:
Индексация заработной платы в 2022 году бюджетникам

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение ( постановление кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР разрешается не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ, не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Индивидуальные предприниматели

ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, никаких особых требований по его составлению нет, образец штатного расписания ИП на 2021 год не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.

Порядок внесения изменений

Любое изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2020, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2021). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Читайте также:
Как продать в рассрочку товары, авто, квартиру или дом без риска

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания на 2021 год по форме Т-3 организации, в которой 10 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

  • Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
  • Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
  • Как правильно составить штатное расписание
  • Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
  • Как заполнить штатное расписание: образец и пример
  • Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
  • Итоги

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

Читайте также:
Как открыть ИП иностранному гражданину в России в 2022 году

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Читайте также:
Порядок распределения дивидендов (прибыли) для участников ООО

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Кто и зачем должен составлять
  3. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  4. Требования к штатному расписанию
  5. Как утвердить штатное расписание
  6. Как внести изменения в штатное расписание
  7. Периодичность составления документа и сроки хранения
  8. Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Читайте также:
Виды организационно-правовых форм организаций в России

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Читайте также:
Отличие ООО от ПАО - сравнительная таблица, плюсы и минусы

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Энциклопедия решений. Форма штатного расписания

Форма штатного расписания

Трудовой кодекс РФ, упоминая штатное расписание, не устанавливает требований ни к его форме, ни к содержанию.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 в числе унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты была утверждена унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3). Согласно содержащимся в том же постановлении Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма N Т-3 и указания по ее заполнению предусматривают наличие в штатном расписании также сведений о тарифных ставках (окладах) и прочих вариантах вознаграждения за труд в зависимости от принятой системы оплаты труда, об установленных надбавках (стимулирующих и компенсационных выплатах), а также о месячном фонде заработной платы.

С 2013 года унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению всеми работодателями, которые на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” самостоятельно определяют формы первичных учетных документов. Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, определяющий перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых организациями государственного сектора, не содержит формы штатного расписания и не устанавливает необходимости применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Таким образом, общеобязательной формы штатного расписания в настоящее время не существует, применение формы N Т-3 возможно на добровольной основе.

Тем не менее для государственных и муниципальных учреждений обязательная для применения форма штатного расписания может быть определена органом, осуществляющим полномочия учредителя (см., например, приказ МЧС России от 24.09.2008 N 563, приказ Министерства здравоохранения Республики Саха (Якутия) от 19.10.2015 N 01-07/2354, постановление Администрации г. Вологды от 08.08.2014 N 5693). Также возможен вариант, когда подведомственным учреждениям рекомендуется составлять штатное расписание по определенной форме (см., например, распоряжение Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 17.12.2014 N 317-р, постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 30.01.2013 N 23). И в том, и в другом случае речь может идти о форме N Т-3.

Согласно п. 7 ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” к полномочиям Минздрава России относится установление общих требований к структуре и штатному расписанию медицинских организаций, входящих в государственную и муниципальную системы здравоохранения. На этой норме базируется актуальность приказа Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 N 16, которым утверждены Порядок составления штатного расписания учреждением здравоохранения и 3 примерные формы штатного расписания.

Поскольку штатное расписание предназначено для отражения сведений об имеющемся у работодателя штате, то есть о постоянном составе должностей (профессий, специальностей) и о количестве работников, осуществляющих по ним трудовую функцию, штатное расписание в любом случае должно содержать наименования должностей (профессий, специальностей) и количество штатных единиц. Другую информацию работодатели, самостоятельные в выборе формы штатного расписания, могут не указывать. Распространенный на практике вариант – разработка собственной формы штатного расписания на основе формы N Т-3 с исключением из нее ненужных позиций.

В последнем случае не обязательно сохранять графы, предназначенные для отражения сведений об окладах и надбавках, поскольку трудовое законодательство не связывает установление системы оплаты труда именно со штатным расписанием. Такая система может быть установлена любым локальным нормативным актом либо коллективным договором, соглашением (часть вторая ст. 135 ТК РФ).

Если работодатель, пользуясь своим правом самостоятельно определять форму штатного расписания, решил продолжить применение унифицированной формы N Т-3, то заполнять ее следует полностью. Оставить пустыми графы 5-9, полагаем, будет неправильно.

В консультациях Роструда можно найти подтверждение как тезису о праве работодателя утвердить форму штатного расписания без граф об элементах заработной платы, так и мысли о необходимости заполнять предназначенные для отражения такой информации графы 5-9 в случае применения формы штатного расписания, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Штатное расписание: составляем и изменяем

В силу организационных, производственных, экономических причин в организации могут изменяться условия и размеры оплаты труда, вводиться или исключаться должности, создаваться новые структурные подразделения и т.д. В этих случаях нанимателю потребуется внести соответствующие коррективы в штатное расписание. Рассмотрим, как правильно это сделать. Но прежде разберемся, что собой представляет штатное расписание, в какой форме оно составляется и как оформляется.

Читайте также:
ИП для фрилансера: стоит ли открывать + размер налоговых выплат

О штатном расписании

Штатное расписание — локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА) .

В связи с тем что основой трудовых отношений является трудовой договор, который заключается в соответствии со штатным расписанием, оно является обязательным ЛНПА .

Обратите внимание!
Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующий наемный труд.

Законодательством форма штатного расписания не закреплена (за исключением некоторых бюджетных организаций). Поэтому в коммерческой организации форму, а также содержание, порядок составления, утверждения штатного расписания и внесения в него изменений и дополнений наниматель определяет самостоятельно.

При разработке собственной формы штатного расписания наниматель может брать за основу форму, которая предусмотрена законодательством для тех или иных организаций . В дальнейшем он может совершенствовать ее применительно к своей организации, к примеру:

— добавлять новые графы;

— исключать те графы, которые ему не нужны;

Несмотря на то что штатное расписание не является формализованным документом, в нем принято отображать ряд сведений, в частности:

— организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений;

— наименования должностей и профессий.

Обратите внимание!
При создании формы штатного расписания наниматель должен опираться на акты законодательства, регулирующие порядок наименования должностей (профессий) работников (ЕКСД, ЕТКС);

— количество штатных единиц по каждой должности и профессии;

— размеры тарифных ставок (окладов) для соответствующих штатных единиц;

— дату введения в действие штатного расписания.

На заметку
Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающих по определенным профессиям, в него не вносятся.

В зависимости от того, применяется в организации ЕТС или тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации (ТС), либо нет, форма штатного расписания может различаться.

Так, в первом случае в форму штатного расписания помимо граф для внесения наименования должностей и профессий, количества штатных единиц, как правило, включают следующую информацию:

— размер тарифной ставки первого разряда;

— разряд в соответствии с ЕТС, ТС;

— тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;

— тарифную ставку (оклад), рассчитанную исходя из тарифной ставки первого разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента;

— повышения тарифной ставки (оклада) по различным основаниям;

— окончательный размер тарифной ставки (оклада).

Если в организации ЕТС не применяется, форма штатного расписания, на наш взгляд, в обязательном порядке должна содержать следующие сведения:

— наименования должностей и профессий;

— количество штатных единиц по ним;

— размер тарифной ставки (оклада).

Дополнительно в штатное расписание могут включаться сведения о выплатах, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и которые выплачиваются ежемесячно. Например, о доплатах за совмещение профессий (должностей). Указание выплат, имеющих переменный характер (надбавок, премий), также допустимо, но, на наш взгляд, нецелесообразно. Те же премии, являясь вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, выплачиваются, как правило, с установленной периодичностью в зависимости от выполнения определенных показателей. Поэтому всякий раз изменение размеров таких выплат потребует внесения корректив в штатное расписание.

На заметку
При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение и т.д.

Поскольку штатное расписание является обязательным ЛНПА организации, оно должно быть в наличии на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами. Допускается одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Однако вести данный документ только в электронном виде нельзя.

О составлении и оформлении штатного расписания

Обычно штатное расписание в организации составляет специально уполномоченное на это лицо (как правило, экономист по труду). В случае его отсутствия разработкой штатного расписания могут заниматься другие работники экономической службы при участии специалистов кадровой и юридической служб. Если организация небольшая и в ней нет соответствующего подразделения, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру:

— инспектор по кадрам;

Однако одного составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу. По общему правилу это происходит путем утверждения документа.

На заметку
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Его целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству организации, иных ЛНПА. Законодательством определен примерный перечень документов, подлежащих утверждению. В их числе — штатное расписание .

Штатное расписание можно утвердить двумя способами :

— посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем) в грифе утверждения собственноручной подписи;

Читайте также:
Декретный отпуск отцу по уходу за ребенком, если мать не работает

— путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Оба указанных способа имеют одинаковую юридическую силу. И в обоих случаях штатное расписание должно содержать гриф утверждения.

Обратите внимание!
Оформление и расположение реквизитов документа, к числу которых относится гриф утверждения, должно производиться в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие и т.д.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения .

Пример

Директор ООО «Риф»

День месяца в дате утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим штатное расписание (например, директором). Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Пример

При утверждении штатного расписания посредством издания распорядительного документа (приказа, распоряжения) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса .

Пример

Гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов .

Пример формулировки приказа об утверждении штатного расписания:
«В связи с введением новых должностей
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (прилагается).
2. Установить срок введения штатного расписания в новой редакции — 01.09.2017».

Вместе с тем в организации может быть предусмотрен другой порядок оформления штатного расписания. В частности, в ЛНПА может быть предусмотрено, что штатное расписание не утверждается, а только подписывается руководителем организации. Либо определено, что помимо подписания и утверждения штатное расписание должно быть завизировано, например, руководителем финансово-экономического отдела.

На заметку
Штатное расписание может быть согласовано с профсоюзом, если соответствующее положение предусмотрено в ЛНПА, к примеру коллективном договоре.

О внесении изменений (дополнений) в штатное расписание

Изменения (дополнения) вносятся в штатное расписание по мере необходимости. Каких-либо ограничений в части сроков их внесения законодательство не содержит. Вместе с тем, полагаем, коррективы в штатное расписание следует вносить одновременно или непосредственно перед изменением соответствующих сведений, в частности содержащихся в трудовых договорах.

Обычно коррективы в штатное расписание вносятся:

— при изменении размера оплаты труда работников. Например, увеличился размер тарифной ставки первого разряда;

— изменениях, связанных с оптимизацией организационной или штатной структуры. Например, вводятся новые должности, исключаются штатные единицы, создается или переименовывается структурное подразделение и т.д.

Обратите внимание!
В некоторых случаях корректировка штатного расписания может предполагать изменение существенных условий труда, в частности уменьшение размера оплаты труда. В этом случае необходимо соблюсти требования законодательства о порядке их изменения . Внесение соответствующих поправок в штатное расписание происходит после соблюдения процедуры изменения существенных условий труда.

Изменения в штатное расписание оформляются и утверждаются в порядке, установленном в организации для оформления и утверждения самого штатного расписания.

Утверждение, как мы указали выше, возможно двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи либо путем издания распорядительного документа.

Если же в организации предусмотрен другой порядок оформления штатного расписания, например, оно только подписывается руководителем организации, то и изменения (дополнения) в штатное расписание оформляются аналогично.

Пример формулировки приказа о внесении изменения в штатное расписание:
«В связи с увеличением объема работ по консультированию потенциальных клиентов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 15.05.2017 N 99, следующее изменение: в структурном подразделении «Отдел по работе с клиентами» по должности «Специалист по работе с клиентами» в графе «Количество штатных единиц» изменить данные с «3» на «4».
2. Утвердить изменение в штатное расписание (прилагается).
3. Установить срок вступления в силу изменения в штатное расписание — 01.09.2017».

При незначительных корректировках штатного расписания изменения в него целесообразно оформлять в виде отдельного самостоятельного документа. В этом случае документ прилагается к штатному расписанию и является его неотъемлемой частью.

Если же производятся комплексные изменения, касающиеся значительной части сведений, содержащихся в штатном расписании, желательно составить и утвердить штатное расписание в новой редакции. Например, если в организации изменяется тарифная ставка первого разряда. Ведь в данном случае изменения вносятся во все строки и графы штатного расписания.

В ситуации, когда в соответствии с порядком утверждения штатного расписания издается распорядительный документ, к примеру приказ, штатное расписание в новой редакции прилагается к нему.

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.

Читайте также:
Как можно уволить сотрудника на больничном - инструкция по увольнению

Какие сведения включает в себя штатное расписание?

  • Наименование организации и документа;
  • номер документа, дату составления и период действия;
  • наименование и код структурного подразделения;
  • должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;
  • количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);
  • тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);
  • надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);
  • подписи должностных лиц.

Все про то, как составлять кадровые документы, научитесь в онлайн-курсе «Клерка».

Курс начинается 1 сентября. Стоит 7450 руб. Тем, кто заплатит до 1 сентября, даем скидку 15 % (вы заплатите 6332,5 руб.).

Оплатив курс, вы можете начать учиться и после 1 сентября, в удобном для вас темпе. Смотрите видео, читайте конспекты, проходите тесты и итоговое задание, а в конце получите именной сертификат от Центра обучения «Клерка».

Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.

В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.

Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).

То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.

Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?

Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?

Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?

На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.

В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:

  • фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
  • количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);
  • надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.

Пример

Штатное расписание

Штатная расстановка

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

  • Длительность 25 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»

Автор: Ольга Пьянова, и.о. заместителя руководителя Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2021

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.

Как настроить штатное расписание

Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).

Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.

Таблица 1. «Какие функции программы выбрать»

Как называется флаг

Для чего нужен

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.

Ведется история изменений штатного расписания

Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.

Штатное расписание с историей изменений – популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.

Используется «вилка» окладов и надбавок

Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.

Использовать бронирование позиций

Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода

Утверждаем ШР

Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:

При первичном утверждении штатного расписания.

Читайте также:
Декретный отпуск отцу по уходу за ребенком, если мать не работает

При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически – при замене текущего расписания на новое.

Заполняя документ, указываем:

Месяц, с которого расписание вступает в действие.

Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.

Перечень позиций с указанием их особенностей.

По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.

Как изменить штатное расписание

Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».

Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».

В табличной части:

По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.

Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.

По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.

По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.

Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:

Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.

Зеленый цвет – введена новая информация (позиция или начисление).

Синий цвет – информация изменена (данные по позиции, по оплате).

Красный цвет – отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).

Анализируем штатное расписание

Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты».

Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.

Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица.

Таблица 2. «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»

Название отчета

Что можно проанализировать

Анализ штатного расписания

Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Заполненность штатного расписания

Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Изменение штатного расписания

Изменения состава штатных единиц за заданный период.

Начисления позиций штатного расписания

Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Соблюдение штатного расписания

Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.

Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать – свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.

Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.

Индексируем штатное расписание

Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, – «Изменение штатного расписания». По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: