Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Как снять офис

Чтобы со дна не постучали

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

  • в районе станции метро «Смоленская»;
  • не дольше 15 минут пешком до метро;
  • минимум 3 парковочных места;
  • собственный туалет;
  • не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
  • охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

  • парковка для велосипедов;
  • несколько кафе в пешей доступности;
  • не первый и не последний этажи;
  • кирпичное здание с высокими потолками;
  • можно покрасить стены;
  • отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Побег из промзоны

Александра шьет одежду в Санкт-Петербурге. У нее было производство в самом центре города. Там же располагался офис и магазин.

Александра решила сэкономить на аренде и нашла новое помещение под производство — на окраине. Посчитала, что после переезда ежемесячно будет экономить более 100 тысяч рублей на аренде. Через две недели в новом производстве сделали ремонт своими силами и начали работу.

Спустя несколько месяцев у Александры начали увольняться сотрудники. Оказалось, что им нравилось работать в центре: ходить на обед в хорошие кафе, устраивать в офисе вечеринки. А после переезда они тратили лишний час на дорогу и сидели в скучной промзоне. Новые сотрудники на производство приходили неохотно.

Сейчас Александра планирует вернуться, но помещение под производство придется снимать дороже. Вместо экономии на аренде придется переплачивать.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ , или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США : посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Читайте также:
Ретро-бонус в торговле - что это, как оформить и рассчитать

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Сухой закон в офисе

У Андрея бренд мужской одежды. Он искал помещение под мастерскую и магазин. Нашел вариант на бывшем заводе, который превратили в творческий кластер.

На просмотре Андрей влюбился в помещение, арендодатель выглядел милым и был одет как надо: во всё черное. Но Андрей не поленился и позвонил ребятам из соседних помещений.

Оказалось, что арендодатель — не модник, а религиозный человек и борется с грехом среди арендаторов: запрещает оставаться в офисе после семи, не дает слушать музыку. Последний месяц арендодатель начал устраивать облавы и обыски — ищут алкоголь и наркотики. Все будущие соседи Андрея признались, что сами ищут новые помещения. Андрей так и не перезвонил арендодателю.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС .

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Не факт, что арендодатель согласится убрать коридорный коэффициент или откажется от платежа за уборку. Но вы не узнаете, пока не спросите. Посредники из «Биз-цен» утверждают, что обычно удается снизить стоимость аренды на 5—10%. Это десятки тысяч рублей экономии в год.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

  1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
  2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
  3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
  4. Копии учредительных документов ( ИНН , ОГРН , КПП ).
  5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

Договор. Не подписывайте договор сразу, как только увидите его. Лучше всего взять паузу на день и забрать договор с собой. Внимательно прочитайте его, строчка за строчкой. Если сомневаетесь в чём-то — идите к юристу. Если не понимаете, что значит какой-то пункт, — идите к юристу. Обращайте внимание на фразы со словами «в одностороннем порядке» или «безусловно». Например:

Сначала читать, потом подписывать

  • «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
  • «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».
Читайте также:
Мотивация персонала в организации: система, примеры, методы и теории

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Ничего не делайте до договора

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Как арендатору выбрать офис: пошаговая инструкция

Шаг 1. Составьте перечень требований и пожеланий к будущему офису

В этот список обязательно должны войти следующие параметры:

  • бюджет (ставка аренды);
  • класс офиса;
  • местоположение;
  • площадь помещения;
  • численность сотрудников;
  • наличие парковки (желательно указать, на сколько машино-мест рассчитывает арендодатель);
  • офис с отделкой или без;
  • инфраструктура.

Бюджет

Определите, какой бюджет компания готова выделять на аренду офиса. Чем ближе к центру города будет расположен бизнес-центр, тем выше стоимость аренды. Так, например, в ЦАО аренда в бизнес-центре класса А обойдется в 40 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год, в бизнес-центре класса В — 30 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год.

Класс офиса

Офисы класса А — элита в мире бизнес-центров. Большинство из них расположено в центре города, в шаговой доступности от станций метро. Современные здания оснащены новейшими системами жизнеобеспечения, парковкой. Имеют развитую инфраструктуру.

Офисы класса В по местоположению проигрывают классу А — могут располагаться достаточно далеко от центра, но находятся рядом с метро (либо сотрудников от или до метро возят корпоративные шаттлы). Оснащены системой безопасности. Имеют качественную отделку.

Офисы класса C, как правило, располагаются на территории бывших НИИ или в зданиях бывших заводских контор. Чаще всего такие помещения не могут похвастаться ни хорошей транспортной доступностью, ни качественной инфраструктурой, ни удобным паркингом. В таких зданиях коридорно-кабинетная планировка. Вместе с тем на такие помещения всегда есть спрос благодаря низкой ставке аренды — от 10 тыс. рублей.

Местоположение

До пандемии этот критерий считался одним важнейших при выборе нового офиса — при переезде компании порой теряли до 30% сотрудников.

«Сейчас компании внедряют гибкие рабочие места, которые при необходимости бронируются через приложение, сотрудники частично работают из дома и приходят в офис два–три раза в неделю, и это комфортно, — рассказывает Наталья Никитина, партнер, руководитель департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield. — Мы опрашивали многих крупных клиентов и выяснили: если до пандемии некоторые сотрудники собирались уйти из компании, потому что им было неудобно добираться до работы, то теперь они приезжают в офис два раза в неделю и всем довольны».

Площадь помещения

На каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. м офисной площади. Предположим, на 100 сотрудников понадобится офис от 600 до 1 тыс. кв. м в зависимости от планировки.

Численность сотрудников

Желательно указать число сотрудников, которые должны находиться в офисе постоянно, и число тех, чья работа связана большей частью с разъездами — для них в офисе выделяются временные рабочие места.

Наличие парковки

Даже если здание находится в непосредственной близости от метро, есть сотрудники и руководители, для которых автомобиль остается основным средством передвижения. Особенно актуален этот вопрос, если офис находится в центре города, где нет возможности пользоваться городским паркингом. Поэтому следует заранее подсчитать, сколько машино-мест потребуется компании.

С отделкой или без

Вы ищете полностью готовый офис или хотите выполнить отделку самостоятельно? Этот момент стоит определить заблаговременно. Во втором случае придется просчитать сумму, которую компания безболезненно готова потратить на отделку.

Сегодня в большинстве случаев клиенты предпочитают не тратить средства на отделку, выбирая помещения с готовым ремонтом.

Инфраструктура

Сегодня, когда многим сотрудникам достаточно бывать в офисе два–три раза в неделю, наличие инфраструктуры не является самым важным требованием. Но арендаторы обращают внимание на то, какие кафе и магазины есть поблизости, насколько сложно заказать доставку в этой локации, есть ли рядом зеленые зоны и фитнес-клубы.

Шаг 2. Выбор офиса

Для выбора офисного помещения обратитесь к профессиональным консультантам или займитесь подбором помещения, соответствующего вашим требованиям, самостоятельно.

Информацию об аренде офисов вы найдете на Циан в разделе «Коммерческая недвижимость» , в котором представлено почти 29 тыс. объявлений об аренде офисов только в Москве, почти 4 тыс. предложений — в Санкт-Петербурге и т. д. Оставив наиболее подходящие варианты (8–10 предложений), можно звонить представителям собственника помещений и договариваться о просмотре.

Читайте также:
Почему не нужно бояться открывать свой бизнес в России

Шаг 3. Просмотр помещения

  • Отправляйтесь на просмотр офиса не на машине, а на метро: так вы проверите, действительно ли дорога от метро до офиса занимает 7 минут, как указано в объявлении.
  • Если вам требуется офис без отделки, изучите планировку помещения и уточните, реально ли ее поменять.
  • Если офис с отделкой, оцените ее качество, выясните, придется ли проводить ремонт, делать перепланировку. В зависимости от этого вы решите, договариваться ли о дисконте или об арендных каникулах на определенный срок, рекомендует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».
  • Обязательно обратите внимание на работу лифтов, наличие и состояние систем пожарной безопасности, вентиляции, инженерных коммуникаций.
  • Уточните, как организован выход в интернет: лучше, если в бизнес-центре представлено несколько провайдеров.
  • Выясните, кто — арендатор или арендодатель — и на каких условиях будет оплачивать коммунальные услуги.

  • Оцените входную группу. Если у вас клиентский офис, необходимо понимать, как клиенты будут проходить через ресепшен, какие документы они будут предъявлять, нужно ли оформлять заявки на пропуск гостей.
  • Особое внимание уделите техническим требованиям, которые обусловлены спецификой бизнеса. Так, если офис сдается IT-компании, надо учитывать высокие нагрузки на перекрытия здания, а также категорию электроснабжения и уровень системы вентиляции для размещения серверов и технического оборудования.
  • Поговорите с арендаторами бизнес-центра: спросите, не холодно ли в здании зимой, хорошо ли работает система вентиляции в летнее время. Не исключено, что в разговоре выяснятся недостатки (или, наоборот, достоинства), на которые вы не обратили внимания.

Вопрос о продолжительности арендных каникул обсуждается отдельно, но арендодатели, как правило, идут навстречу своим арендаторам.

Арендные каникулы должны предоставляться во всех случаях, даже если офис сдается уже с ремонтом. Ведь для переезда арендатору в зависимости от площади и состояния помещений может потребоваться от двух недель до месяца.

Если офис без отделки и арендатору предстоит сделать ремонт, каникулы согласовываются индивидуально и занимают до четырех месяцев — в зависимости от сложности работ. Предположим, если в здание переезжает медицинская клиника, для получения лицензии ей нужно сделать перепланировку помещений, а срок арендных каникул составляет три–четыре месяца.

Считается, что для собственника здания ремонт будет являться неотделимым улучшением. Как правило, стоимость ремонта за 1 кв. м сопоставима с арендной ставкой за «квадрат».

Шаг 4. Заключение договора аренды

Итак, подходящий офис найден, о ставке аренды и об арендных каникулах стороны договорились. Время ударить по рукам и поставить подпись под договором аренды? Не торопитесь.

«Для зарубежных компаний наличие длинных договоров аренды (три года — пять лет) является ключевым условием, — отмечает Филипп Парсагашвили, старший консультант отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL. — В России же контракты в большинстве случаев заключаются на более короткий срок (от 11 месяцев), чтобы не нужно было регистрировать договор в федеральных органах исполнительной власти».

Для отдельных собственников очень важен срок аренды. Если, например, на один и тот же метраж есть два потенциальных клиента, но один хочет снять помещение на пять лет, а другой планирует согласовать выход из договора аренды через три года, собственник остановится на первом кандидате.

Обязательно пропишите в договоре периодичность пересмотра ставок аренды и обязанность сторон уведомлять о досрочном расторжении договора.

Обратите внимание, не продается ли офисное здание в целом. Если это так, тогда лучше прописать условия в договоре, чтобы после смены владельца вас не попросили съехать или коммерческие условия не изменились не в вашу пользу, советует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».

Когда лучше отказаться от заключения договора, даже если офис вам очень понравился?

  • Если устанавливаются кабальные коммерческие условия — например, индексация арендной ставки 15% в год.
  • Если помещение с обременениями.
  • В случае, когда есть информация, что собственник имеет судебные разбирательства, которые способны привести к банкротству.
  • Когда назначение земельного участка, зданий, помещений не соответствует административно-офисному назначению.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала: Вадима Кашкина, руководителя департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет недвижимости»; Константина Лосюкова, регионального директора по продажам департамента офисной недвижимости Knight Frank; Наталью Боннели, директора департамента офисной недвижимости Colliers; Наталью Никитину, партнера, руководителя департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield; Филиппа Парсагашвили, старшего консультанта отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL.

Как выбрать офис и не сойти с ума

Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.


Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?

Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.

Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.


Нашли! Можно въезжать?

Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки . Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.

У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком. В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой. Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.

Читайте также:
Что такое конкуренция в бизнесе - суть, виды, уровни и примеры конкуренции


А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?

Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.

Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.

Обследование помещения полезно в том числе и потому, что оно раскрывает все потенциальные риски, которые могут грозить зданию.

Если в офисе нужно обновить вентиляцию, вы можете предъявить это лендлорду и получить скидку. Арендодателю выгодны капитальные вложения в его помещение — ведь потом его можно дороже перепродать. Так что заботы о ремонте, которые вы готовы взять на себя, помогут снять офис дешевле.


Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?

В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru. Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис. В ответ вам пришлют коммерческое предложение. Сравните их по цене и срокам.

Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.

Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.


Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?

1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе. Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2. Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.

3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.

Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.

Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.

В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть . Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.

Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.

Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.

Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей . Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук. Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах. Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.


А теперь про подводные камни.

В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель . То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал. Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса. Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.

Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить . В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди. Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.

Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.

Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200. Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга». Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.

Читайте также:
Штатная численность организации: определение, структура и нормативы


Что нужно заложить в бюджет?

Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель . В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.

Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.


А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?

Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа .

Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства. Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.

Команда Ключа открывает в Москве гибкие офисные пространства с 2016 года. За несколько лет здесь создали целое научно-исследовательское подразделение по офисам. Архитекторы сами работают в своих коворкингах и смотрят, как всё устроено: чего хотят резиденты, каких зон не хватает. Офис, где работает каждый квадратный метр, приносит выгоду сам по себе. И помните, что ваше личное время стоит сильно дороже, чем просто тратить его на поиски помещения и ремонт.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Здравствуйте. В этой статье мы поговорим о том, как правильно выбрать офисное помещение для вашего бизнеса. Мы собрали рекомендации предпринимателей в одну полноценную статью. Все рекомендации вы можете прочитать ниже.

Содержание

  • Покупка или аренда
  • Факторы, влияющие на выбор офиса
  • О размере офиса
  • С какими трудностями можно столкнуться
  • Несколько советов, которые помогут избежать неприятностей

Покупка или аренда

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

  1. отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
  2. возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

  1. покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
  2. неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

  • Местоположение

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

  1. Насколько развита в районе инфраструктура?
  2. Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

  • Инфраструктура

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

  1. Есть ли рядом со зданием парковка?
  2. Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

  • Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

  1. обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
  2. место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.
  • Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

  • Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

  1. прямые конкуренты;
  2. косвенные конкуренты.

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

  • Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

  1. клиенты быстро найдут офис;
  2. дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.
  • Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)
Читайте также:
Тимбилдинг в помещении - сценарии игр, задания и конкурсы

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

  1. состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
  2. розетки (работают ли они);
  3. освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
  4. кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
  5. замки и двери (надежны ли они, сколько их);
  6. крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
  7. состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

  • Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

  1. вентиляции;
  2. кабелей;
  3. отопления;
  4. интернет-подключения;
  5. водоснабжения и прочих систем.

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

  • Уровень спроса

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

  • Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

  • Уровень безопасности

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

  • А есть ли мебель?

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

  • Стоимость аренды

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

О размере офиса

Этот фактор выделен неслучайно. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие кабинеты в нем будут. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом нужно учесть и то, что в офисе будут появляться клиенты с определенной частотой. Во многом параметры зависят еще и от специфики бизнеса, требуемых норм.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в небольшом и тесном помещении труднее, чем в просторном кабинете. Поэтому важно обеспечить сотрудникам комфортные условия.

Клиенты тоже обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это лишний раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Итак, прежде чем искать помещение, предприниматель должен определить следующие параметры:

  • Количество сотрудников, которые будут одновременно трудиться на территории офиса. При этом необходимо произвести и расчет минимальной площади. Существует официальная норма, закрепленная в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которая обязует на каждого работника иметь не менее 4,5 м 2 площади в помещении. При этом необходимо прибавить расстояние проходов. Дополнительно понадобятся квадратные метры для размещения мебели, стеллажей, тумб, шкафов, гардероба.

Санузел в офисе не обязателен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планируя заниматься, должен изучить законодательство. Для некоторых отраслей бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы к помещениям, причем они довольно жесткие. Сюда подпадают парикмахерские, стоматологические кабинеты, некоторые разновидности магазинов и некоторые другие сегменты.

  • Необходимость в личном кабинете. Если она есть, то придется выбирать помещение, имеющее несколько комнат. Дополнительно можно предусмотреть помещения для отдыха или переговорной.

Если предприниматель в будущем планирует расширять свою деятельность, ему необходимо узнать, возможно ли будет в этом же здании арендовать большее по размеру помещение. Тут стоит поинтересоваться, как часто сменяются арендаторы, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении конкретному бизнесмену.

С какими трудностями можно столкнуться

Нередко бизнесмен узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель обязательно должен уделять внимание следующим аспектам:

  1. Какая цена указана в договоре – с учетом или без учета НДС? Иногда арендодатели в документе указывают стоимость без учета НДС. Тогда арендатору приходится платить на 18% больше, нежели планировалось заранее.
  2. Включены ли дополнительные услуги в стоимость или за них нужно платить отдельно? Это также прописывается в договоре. Обязательно нужно уточнить, придется ли дополнительно платить за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, охрану и прочее.
  3. Парковка для предпринимателя – бесплатно ли? Закрепление парковочного места – такую услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится платить дополнительно, нередко довольно ощутимую сумму.
  4. Сколько будет стоить интернет и есть ли возможность провести его самому? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в итоге запрашивает кругленькую сумму за доступ к интернету.
  5. Размер пени. Среднерыночное значение составляет 0,1%. Если в договоре указан больший процент, стоит попробовать договориться с арендодателем о его снижении.
  6. Если оплата электричества и некоторых других услуг производится по счетчикам, то в первый день работы необходимо снять показания и занести их в договор или зафиксировать письменно в другом виде.
  7. Если офис достался предпринимателю через другого арендатора, нужно получить согласие на такие действия со стороны владельца помещения.
  8. Перед заключением договора необходимо обязательно попросить документы на собственность. Если арендодатель их предоставлять отказывается, то заключать с ним сделку будет опасно. Это не касается бизнес-центров, там риск обмана сведен к нулю.
  9. Нельзя забывать, что размещение офиса в жилом помещении незаконно. Поэтому, если снимать планируется квартиру, то предварительно нужно убедиться, что она переведена в коммерческую недвижимость.
  10. В договоре стоит указать, когда и на сколько арендодатель может повысить плату. Там же нужно поместить информацию о том, что делать арендатору, если он будет не согласен с увеличением цены.
  11. Чтобы максимально обезопасить себя, в договоре нужно закрепить за арендатором право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет. В противном случае, при желании арендодатель может сдать офис кому-то другому, а предпринимателю придется искать новое помещение.
Читайте также:
Себестоимость - что это и как ее рассчитать + виды, типы и структура

Несколько советов, которые помогут избежать неприятностей

  • Не нужно искать самое дешевое помещение. Подобные офисы чаще всего имеет ряд серьезных недостатков. Хорошее помещение арендодатель сдавать дешево не будет. Тут нужно исходить из своих потребностей и опираясь на среднерыночную стоимость.
  • Перед заключением договора будет нелишним побеседовать с возможными соседями. Наверняка они расскажут об арендодателе, особенностях работы с ним.
  • Не рекомендуется арендовать помещение на последних этажах из-за повышенного риска быть затопленными. Не очень приветствуется размещение в подвалах и на цокольных этажах. Отсутствие естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, снизив их работоспособность.
  • Ехать смотреть помещение лучше в час пик. Так можно оценить загруженность трассы, время, затрачиваемое на поездку. Это поможет понять, сложно ли найти на парковке свободное место.

Занимаясь поиском подходящего офиса, предприниматель в первую очередь должен определиться со своими желаниями, потребностями, а уже потом переходить к рассмотрению предложений на рынке. Не нужно гнаться за другими – нужно оценивать свои возможности и исходить уже из них.

Кстати, мы также писали статью о том, как выбрать склад. Если вы сталкиваетесь с выбором складских помещений в своем бизнесе, то можете прочитать ее.

И напоследок просим вас поделиться рекомендациями о том, как выбрать офисное помещение. На что вы обращаете внимание?

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Решите, что подходит больше: арендованное помещение или коммерческая недвижимость в собственности. Покупка потребует крупной суммы, зато в дальнейшем не придётся тратиться на переезды и думать о росте арендных ставок. А само помещение станет потенциальным залоговым активом. Если бизнес активно развивается, выбирайте аренду — помещение можно будет менять в зависимости от нужд компании.

Расположение

Выбирайте расположение, отталкиваясь от цели. В помещение будут приходить клиенты? Тогда важны пешая доступность и наличие парковочных мест поблизости. Открываете склад? Ищите локацию, откуда удобно добираться в разные районы города. Не упускайте из виду ближайшие изменения в городской инфраструктуре. Может быть, на окраине откроют станцию метро и торговый комплекс, куда потянутся покупатели, а квартал в центре — перекопают и заставят строительными лесами на полгода. А ещё оцените перспективу соседства с конкурентами. Магазин авторской бижутерии лучше расположить в творческом квартале бок о бок с аналогичными шоу-румами, чем в спальном районе, где ювелирных нет.

Характеристики помещения

Кроме расположения, обратите внимание на технические стороны помещения: наличие нужных телекоммуникаций, воды и электроэнергии, высоту потолков, уровень шума, освещение, вентиляцию, возможность организовать погрузочно-разгрузочную зону. Представьте, как будете использовать пространство, и проверьте, осуществимо ли это в условиях конкретного помещения.

Как получить нужное помещение законно

Сразу арендовать или приобрести можно не любую понравившуюся недвижимость. Важно, чтобы помещение было законодательно пригодно к роду деятельности, которую вы планируете в нём вести, и соответствовало установленным нормам. Как общим — СанПиНам (санитарно-эпидемиологическим правилам и гигиеническим нормативам), так и специальным — для медучреждений, саун, организаций общественного питания и дошкольного образования.

Покупая помещение в жилом доме, загляните в Жилищный кодекс и проверьте, возможен ли при вашей деятельности перевод выбранного жилого помещения в нежилое. Закажите в лицензированной компании проект по переустройству помещения, если оно требуется.

Перед сделкой убедитесь, что перевод осуществлён правильно с точки зрения закона — собственник согласовал это с жильцами дома, в помещение подведены все коммуникации и оборудован отдельный вход. Арендуя или покупая помещение в новостройке, ищите в проектной документации пометку «помещение без конкретной технологии»: это значит, что использовать пространство можно как угодно.

Согласуйте с арендодателем цели использования помещения, возможность переоборудования и перепланировки. Все изменения в договоре зафиксируйте в письменном виде.

На всякий случай изучите также планы городской администрации. Возможно, помещение находится в доме, попавшем в программу реновации, или на улице, где запрещено ставить летние веранды

Как разоблачить обман

Заключая сделку, убедитесь, что покупаете или арендуете помещение у человека, который имеет право вести переговоры и подписывать документы. Если это не собственник, запросите у него доверенность. Если собственник недавно сменился, удостоверьтесь, что смена владельца произошла законно, и у сторон нет претензий друг к другу.

Тщательно проверяйте документы: разрешение на строительство и ввод в эксплуатацию — для новостроек, разрешение на реконструкцию — для любых помещений, свидетельство о государственной регистрации права или договор купли-продажи, паспортные и другие данные собственника или доверенного лица.

Цена ошибки в случае коммерческой недвижимости ещё выше, чем жилой — на кону развитие бизнеса. Чем ответственнее вы подойдёте к поиску помещения, тем меньше рисков для компании.

16 рекомендаций, как правильно выбрать офис

Свободных офисных помещений, сдаваемых в аренду, на рынке много. При этом выбрать по-настоящему хороший вариант не так просто. На что обращать внимание компаниям при поиске офиса, рассказывает старший консультант департамента брокериджа компании Colliers International в Беларуси Константин Каряпин.

– Мнимая экономия может обернуться незапланированными затратами. Подбирая офис, важно учитывать не только арендные ставки (хотя это тоже немаловажный аспект), но и те расходы, которые сопутствуют процессу поиска недвижимости и въезда.

Читайте также:
Где взять деньги на бизнес с нуля или на развитие бизнеса

Предлагаю несколько рекомендаций по поиску и аренде офиса.

Старший консультант департамента брокериджа

1. Сформулируйте для себя критерии нужного вам помещения:

  • Предпочтительное месторасположение
  • Размер
  • Наличие вспомогательных помещений внутри офиса (количество комнат для переговоров, серверное помещение, кухня, кладовая)
  • Концепцию вашего офиса (бэк-офис для размещения персонала или фронт-офис, или, как бывает чаще всего на практике, сочетание двух функций)
  • Комфортная ставка аренды
  • Прочие важные для вас параметры

Не стоит зацикливаться на одном-двух критериях и отбрасывать варианты только потому, что они не соответствует этим нескольким критериям. Вполне возможно, что у объекта есть и другие положительные стороны. Не исключено, что в офисе можно будет и создать нужные вам условий, если их там изначально не было (к примеру, не во всех помещениях есть кухни; санузлы иногда могут быть в общем пользовании и проч. – все это можно изменить/добавить).

Фото с сайта forum-grad.ru

При кажущемся многообразии предложений, в реальности наш рынок не настолько велик, чтобы найти помещение, которое бы подходило под все критерии.

2. Посмотрите варианты лично. Часто клиенты отказываются от очень хороших помещений не глядя, потому, что им не нравится локация, здание не соответствует вкусам, а зачастую и в силу стереотипов. Поэтому, отобрав варианты, не поленитесь лично посмотреть каждый. Любое помещение лучше один раз увидеть, чтобы понять подходит ли оно вам.

3. Выбирайте помещение, принадлежащее профессиональным игрокам рынка аренды. Особенно это актуально для арендаторов крупного формата.

На ранней стадии развития для рынка недвижимости в Беларуси была характерна модель долевого строительства. Люди инвестировали свои деньги в строительство офисных помещений. Поскольку эти инвестиции, как правило, были небольшими, то и офисы строили небольшого формата. В этих условиях крупным арендаторам приходилось заключать договоры аренды в одном здании с двумя, а то и тремя-четырьмя собственниками. Все это плохо сказывалось и сказывается на сроках и качестве решения текущих проблем, возникших в процессе эксплуатации помещений.

Чаще всего такие инвесторы не понимают специфики арендного бизнеса. Поэтому немногие из них сегодня пошли на снижение ставок, полагая, что арендатор все равно придет.

Сейчас на рынке стали появляться объекты с одним собственником и единой управляющей компанией. Кризис заставил профессиональных девелоперов снизить ставки аренды: не будет арендатора – нечем будет возвращать кредит, а помещение будет обузой, статьей расходов. Следовательно, на таких арендодателей можно обратить внимание.

4. Арендуйте помещения недалеко от транспортных развязок. Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы.

Если же офис не имеет удобной транспортной локации, вопрос всегда можно решить за счет организации подвоза сотрудников. Конечно, это дополнительная статья расходов, но экономия на аренде (чем дальше офис от развязок, тем он обычно дешевле) даст такую возможность.

Фото с сайта mishanita.ru

В нашей практике был случай, когда одна крупная международная компания переехала из центра города за кольцевую автодорогу. Изначально сотрудники были крайне негативно настроены к этому. Но плохая локация компенсировалась высоким качеством нового помещения. Экономия на аренде позволила организовать транспорт и купить новую мебель.

Поэтому не всегда стоит слишком много времени уделять выбору места. Исключение: компании с высоким уровнем миграции сотрудников и конкуренцией, как, например, в ИT-сфере.

5. Отбирайте несколько вариантов. Часто бывает, что компания выбирает только один вариант и начинает вести по нему переговоры, которые часто ничем не заканчиваются. И арендатору снова необходимо начинать поиски.

Чтобы не терять свое время, ведите переговоры одновременно с двумя, а то и тремя собственниками. Создавайте эффект «тендера»: кто даст лучшее предложение, тот и победит.

6. Обращайте внимание на строящиеся объекты. В строящихся проектах, чаще всего, можно получить более выгодные коммерческие условия, нежели в готовых.

В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект, у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя.

Например, какие-то перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, можно перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и многое другое.

Фото с сайта vipkvadrat.by

Это дает вам возможность сэкономить на своем ремонте, на «подгонке» помещения под требования вашего бизнеса или корпоративного стиля.

В этом случае бизнесу необходимо подготовить техническое задание и оценить стоимость работ. К примеру, арендодатель заложил усредненную стоимость отделочных работ в размере $100 на м 2 . Компания же хочет видеть стены и полы из других материалов, стоимость которых – $125 м 2 . В процессе строительства (если время сдачи объекта позволяет) можно договориться, чтобы арендодатель сделал ремонт по требованиям будущего арендатора, который затем компенсирует разницу в смете.

Эта разница в любом случае будет существенно меньше ваших затрат на адаптацию под свои нужды уже построенного и отремонтированного помещения.

7. Обращайтесь к независимым консультантам. Выбрав несколько вариантов офиса, рекомендую обратиться к специалистам, которые помогут грамотно разместить отделы в нем по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании. Консультанты помогают профессионально посмотреть на организацию внутренних процессов, часто также подсказывают, на чем можно снизить издержки.

Фото с сайта interiorsolutions.net

Также следует обращать внимание на эффективность использования самих помещений. Часто бывает, что приходится арендовать коридоры и другие пространства, которые использовать никак нельзя. Считается, что коэффициент потерь эффективности в районе 12-20% является нормой (в зависимости от класса недвижимости). Иногда большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды из-за своей неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.

8. Не бойтесь открытых пространств (помещений с минимальным количеством перегородок). Они позволят вам создать в офисе планировку, которая необходима и удобна вашей компании. Это может повлечь дополнительные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо вы постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые вы тоже платите.

9. Обращайтесь к дизайнерам. Многие компании дизайнерски оформляют свои офисы. Это один из способов удержания и привлечения сотрудников (помимо финансовой мотивации).

Читайте также:
Что такое аутстаффинг персонала (лизинг, аутсорсинг): обзор, отличия

Эта же рекомендация относится и к мебели. Весьма странно видеть, когда компания арендует офис, делает красивое пространство для работы, но при этом покупает (или перевозит) старую мебель, не соответствующую помещению и ремонту в нем.

Красивая, удобная, эргономичная мебель поможет сотрудникам сосредоточиться на своих обязанностях, а не отвлекаться на мысли о больной спине или затекшей шее.

Минский офис Wargaming. Фото 42.TUT.BY

10. Уделяйте внимание деталям. Уточняйте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ и кто будет их оплачивать.

Как вариант – для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ.

Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Еще не ясно, что дешевле: сделать сети под себя или адаптировать имеющиеся.

11. Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Уточняйте, что в них входит. Обычно это услуги, необходимые для поддержания здания и самого арендованного помещения в нормальном состоянии. Есть несколько способов взимания платы за эти услуги:

  • По факту, пропорционально арендованной площади. Оплата по факту позволит постоянно контролировать расходы, получая документы, их подтверждающие. Но в силу того, что расходы могут быть разными из месяца в месяц, такой способ выглядит неудобным. Особенно если бизнес бюджетирует все свои расходы. Для такого арендатора предпочтительнее фиксация ставки.
  • Фиксированные платежи (бывают в виде тарифа на оказываемые услуги или определяются арендодателем отдельно и включаются в арендную плату).

12. Не забывайте о парковке. Как правило, у офисных зданий есть закрытая для общего доступа парковочная зона. Аренда мест на ней платная.

Чаще всего, ставки зависят от стоимости аренды земельного участка. Если парковочные места не зарегистрированы в качестве отдельных объектов недвижимости, нужно грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (для этого проконсультируйтесь с юристами).

Фото с сайта biznes-centr-diapazon.ru

Стоит также учитывать, что бизнес-центры в своем большинстве строятся в загруженных местах города. Что автоматически влечет за собой проблему с парковочными местами. Она актуальна практически для всех бизнес-центров.

13. Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов:

  • Турникеты на входе в здание
  • Карточная система доступа на выходе из лифтового холла на этаж
  • Комбинированная – оба варианта

Некоторым компаниям важно иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.

14. Обращайте внимание на заполненность здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в нем есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят.

Во-вторых, чем больше арендаторов, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будут издавать соседи во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам.

Фото с сайта minsk1.net

15. Изучите инфраструктуру вокруг здания. Хорошо, если рядом есть магазин, почта, химчистка. Как минимум, должно быть какое-то место для питания сотрудников – кафе или ресторан с обеденным меню. Это тоже важно, коль скоро мы хотим создать второй дом для сотрудников.

16. Внимательно обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Хорошо, если у вас есть своя юридическая служба, которая проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если же такой службы нет – можно обратиться к внешним юристам. Эти расходы не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.

Как выбрать правильный офис

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Аренда и покупка
  2. В первую очередь
  3. Снижаем риски, обходим сложности

Поиск офиса, по сравнению с проблемами ведения бизнеса, особенно в самом начале, кажется легкой задачей. Предложений по аренде и покупке офисных помещений на рынке недвижимости всегда много. Выбор подходящего варианта тем не менее требует значительных усилий, внимательного подхода к деталям. Расскажем, как упросить процесс.

Аренда и покупка

Покупка недвижимости — это элемент престижа фирмы. Соблазн приобрести офис в собственность велик, однако стоит подумать, что клиентам и сотрудникам, которые начнут там работать, правовой статус помещения не очень важен. Важнее личный комфорт и удобство использования помещения в течение рабочего дня.

Дешевые офисы, приобретение которых на первый взгляд выгодно, могут иметь скрытые эксплуатационные дефекты, проблемы с оформлением документов на недвижимость. Стоимость хорошего офисного помещения не может быть ниже среднерыночного уровня цен. То же касается и аренды офиса. Арендная плата соответствует качеству. Если это не так, возникает повод насторожиться и перепроверить все условия сделки.

Лучше и безопаснее для бизнеса начать с аренды: можно избежать сразу крупных затрат, выплачивая лишь арендную плату. Если офис по каким-то причинам сразу оказался неподходящим либо принято решение об укрупнении фирмы, изменилось направление деятельности, можно расторгнуть договор и подобрать другой вариант.

Покупка офиса тоже имеет свои плюсы, как и любое эффективное вложение в недвижимость. Например, при необходимости офис можно сдать в аренду иному юрлицу. Собственник, юридически корректно оформивший сделку и выполняющий требования законодательства, не имеет ограничений в работе на территории офиса. Он сам устанавливает правила внутреннего распорядка.

Кстати говоря! Если бизнес только начинает развиваться, можно обойтись без офиса. Используются возможности коворкинг-центров, работа из дома по интернету, личные встречи с клиентами после предварительных переговоров.

В первую очередь

Принято решение о приобретении офиса в собственность или заключении арендного договора – наступает время ответственного выбора.

Где будет располагаться ваш офис?

Успех фирмы может напрямую зависеть от удачного расположения офиса. Этот фактор один из главных.

Читайте также:
Тимбилдинг - что это, виды, примеры и сценарии игр + организация

Следует обратить внимание на:

  • общественный транспорт (каким можно пользоваться, сколько минут до остановки, по какому графику он ходит);
  • возможность припарковать авто (важно для руководства, сотрудников, клиентов);
  • уровень загруженности подъездов в часы пик (необходимость со сложностями добираться до офиса вредит имиджу фирмы);
  • возможность сотрудникам пообедать, не тратя большую часть перерыва на дорогу до кафе и обратно (может быть придется подумать о доставке обед в офис, это дополнительные расходы);
  • удаленность от целевой аудитории (как часто в месте, где расположен офис, бывают потенциальные клиенты, деловые партнеры);
  • наличие рядом офисов конкурирующих фирм;
  • наличие рядом фирм, дополняющих друг друга своей деятельностью (например, бухгалтерские услуги и изготовление штампов, печатей).

Как оплачиваются коммунальные услуги, как организована уборка, вывоз мусора

Если речь идет об аренде, в договоре должно быть указано, отдельная это плата или она входит в арендный платеж. Чаще всего отопление, электричество, водоснабжение, интернет оплачиваются дополнительно, наилучший вариант для большинства услуг – по счетчикам. Это уменьшает вероятность споров с собственником. Уборка офиса обычно забота арендатора, но иногда собственник организует уборку, требуя дополнительную плату за нее, или (реже) включает услугу в сумму аренды. Аналогичная ситуация с вывозом мусора.

Понятно, что при покупке офиса все проблемы, связанные с коммунальными услугами, изначально должен решать собственник.

Внутренний распорядок офисного центра

Аренда офиса на практике происходит чаще его покупки, приходится обращать внимание на этот фактор. Офис располагается внутри, значит, важным будет:

  • как организован допуск на территорию (вход свободный, через проходную, турникет или по пропускам, разрешено ли арендаторам иметь при себе ключи, или их нужно сдавать на ресепшне; не придется ли встречать каждого клиента на входе лично);
  • как организована охрана;
  • есть ли возможность воспользоваться офисом во внерабочее время (появилась срочная работа, возникла проблема, необходимость вне графика встретиться с клиентом);
  • уточнить возможность размещения рекламы фирмы и расписания работы при входе в бизнес-центр, в витринах первого этажа, чтобы клиенты быстрее ее нашли;
  • узнать, можно ли при необходимости снять дополнительную площадь в этом же центре, если бизнес расширится.

Что в офисе?

В первую очередь нужно определиться с площадью помещения. В настоящее время обязательные требования по нормам СанПиН (не менее 4,5 м кв. на человека) отменены, однако специалисты советуют иметь в виду эту цифру как минимум. Практически же на каждого офисного работника, с учетом мест для переговоров, нужно не меньше 10 кв. м площади. Необходимо учесть проходы между столами, места для шкафов, полок, оргтехники и пр.

Целесообразно прибавить к полученной площади 10-15%. На стоимости «прибавка» значительно не скажется, зато в случае необходимости принять дополнительного сотрудника удастся избежать тесноты. Нужно подумать об отдельном, как правило, смежном с основным залом, кабинете для руководителя, о возможности оборудовать уголок отдыха, предусмотреть отдельную комнату для переговоров с клиентами.

Санузел должен быть поблизости от офиса (на том же этаже). Если офис предполагается сделать «визитной карточкой» фирмы, а не просто местом, где оформляются необходимые бумаги по сделкам и ведутся переговоры, и при наличии средств, есть смысл обратиться к профессиональному дизайнеру.

Целесообразно договариваться об аренде офиса с мебелью, особенно если бизнес новый. Можно сэкономить средства на покупке мебели и пустить их в оборот.

Об этом тоже нужно подумать

Некоторые моменты игнорируются при заключении договора, что может вызывать дискомфорт, отвлекать от работы.

Кроме качества внутренней отделки стен, потолков, пола, обращают внимание на:

  • состояние окон и дверей, их герметичность, исправность, функциональность;
  • интенсивность освещения, исправность электрических розеток, их количество, удобство расположения;
  • наличие кондиционера;
  • отопление;
  • водоснабжение;
  • общую вентиляцию.

В офисе должен предусматриваться выход в сеть и возможность устойчивой связи – вести современный бизнес без интернета практически невозможно. Важна и качественная телефонная связь. Многие фирмы, используя мобильные номера, не отказываются и от стационарных телефонов.

Если арендатор планирует ремонт в офисе, правильным будет обсудить с собственником организационные вопросы заранее: доступ на объект рабочих, вывоз строительного мусора.

Совет: не стоит ради экономии оборудовать офис на последнем этаже или в полуподвальном помещении. Вероятны проблемы с протекшей или нагревающейся летом крышей, не исключен прорыв коммуникаций. В полуподвальном помещении у сотрудников обычно резко уменьшается работоспособность.

Снижаем риски, обходим сложности

Несколько советов, позволяющих снизить риски при решении офисного вопроса:

  1. Перед началом переговоров о приобретении в аренду понравившегося помещения можно узнать мнение о собственнике других его арендаторов, проконсультироваться у снимающих этот же офис раньше. Такая информация поможет выявить проблемные моменты будущей сделки заранее.
  2. У собственника должны быть подтверждающие его права документы. Попросите оригиналы, снимите копии и изучите, желательно со специалистом. Особенно велика вероятность обмана, если речь идет о небольших одиночных помещениях.
  3. В договоре аренды (продажи) не должно быть допускающих двоякое толкование, общих формулировок. Арендная плата должна указываться с выделением НДС, все составные части, входящие в нее, перечислены по отдельности. Это позволит избежать дополнительных «поборов» со стороны арендодателя за различные коммунальные услуги. Определяют, насколько, как часто может повышаться аренда, и действия сторон при возникновении разногласий финансового характера. Договор тоже желательно перед подписанием показать грамотному юристу по недвижимости. Если имеет место субаренда, такой шаг еще более необходим, поскольку могут быть проблемы с основным владельцем. Важно зафиксировать преимущественное право аренды, наступающее после окончания действия данного договора. Это гарантия, что фирма сможет пользоваться офисом дальше.
  4. Зафиксируйте с представителем другой стороны договора показания счетчиков в день, когда документ начинает действовать.
  5. Обратите внимание на такой нюанс: в законодательстве по поводу офисов в квартирах есть оговорка: согласно ст. 17 ЖК РФ подобный вариант возможен, если проживающий там гражданин оформил ИП (является самозанятым), при условии соблюдения прав соседей. Этим может воспользоваться сам начинающий предприниматель для работы дома. Правило не касается юрлиц, для них помещение должно быть переведено из жилья в нежилой фонд. Помните об этом при заключении договора.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: